Não importa de qual segmento do varejo sua empresa seja, você tem que pagar contas para manter seu negócio funcionando. Juntos, todos esses custos e despesas criam um item de linha no seu controle financeiro conhecido como “contas a pagar”. Só que, na maioria das vezes, a contabilidade não é a especialidade do varejista, tornando-se uma tarefa tediosa, que consome tempo e, claro, dinheiro. Mas o controle de contas a pagar adequado é essencial para a vitalidade a longo prazo do seu negócio.
Para ajudá-lo a administrar os pagamentos da sua empresa, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre controle de contas a pagar.
O que é o controle de contas a pagar?
Contas a pagar é o controle de tudo que a empresa deve para o governo e os fornecedores. Por exemplo, os fornecedores de uma joalheria podem incluir joalheiros por atacado, enquanto uma loja de impressão pode contar com seu fornecedor de tinta entre os mais importantes. Para o governo, são devidos impostos e encargos.
Juntas, as contas a pagar e as contas a receber são os dois maiores fatores que determinam o fluxo de caixa de uma empresa.
Por que é importante fazer o controle de contas a pagar?
Em meio aos números do balanço, as contas a pagar podem parecer um simples item que você não costuma prestar atenção. Porém, na realidade, o controle de contas a pagar é composto por diversos fatores importantes.
É importante acompanhar frequentemente esse item para garantir que você saiba quanto deve a cada fornecedor e fazendo sempre seus pagamentos dentro do prazo. A falha em gerenciar adequadamente as contas a pagar pode levar a multas por atraso de pagamento, além de relacionamento prejudicado com fornecedores. Isso pode gerar problemas comerciais que poderiam ter sido evitados com a correta gestão do fluxo de caixa.
Como controlar as contas a pagar no varejo?
Configurar as contas a pagar pela primeira vez pode ser intimidador, especialmente para empreendedores novatos ou com pouca experiência em negócios. Mas o processo em si é bastante simples, basta ter organização.
Se você já gerenciou suas contas pessoais, provavelmente já usou um sistema muito similar. Seja formalmente em uma planilha, em um caderninho, ou apenas em sua própria cabeça.
O objetivo do seu sistema de contas a pagar é apenas acompanhar quando os pagamentos são devidos e garantir que você não perca nenhuma conta. Para começar, você pode se atentar a duas etapas:
O que você deve acompanhar: o primeiro passo é reunir suas faturas em aberto no momento. Feito isso, você precisará encontrar algumas informações básicas relevantes para acompanhar no seu controle de contas a pagar, como nome do fornecedor, número da fatura e/ou nota fiscal, data de vencimento e status (aguardando aprovação / a pagar / vencida).
Inserindo as informações no seu controle: insira as informações acima em sua planilha para cada uma de suas faturas não pagas. Se você está no negócio há algum tempo e não estava acompanhando as contas a pagar, convém repetir esse processo para os últimos 60 ou 90 dias de faturas pagas, apenas para ter todas as informações em linha e poder comparar com o passado.
Esse processo inicial de configuração pode ser pesado, mas não desanime. Uma vez que a configuração esteja concluída, o seu processo de pagamento do dia a dia será menos demorado e doloroso, pois terá se tornado uma rotina.
Determinando seus procedimentos de pagamento
Gerenciar suas contas a pagar é basicamente uma questão de escolher um sistema que funcione para você — mas, o mais importante é que você escolha um e se atenha a ele.
Mesmo que você seja o único com as mãos no processo de pagamento, crie um procedimento que defina a frequência dos pagamentos (diários, conforme necessário, semanal, etc) e quais meios de pagamento você vai preferir utilizar (TED, boleto, Pix e débito automático são os principais).
É claro que você pode ajustar esses procedimentos conforme necessário, mas quanto mais claramente você descrever como vai lidar com as contas a pagar desde o início, menor a probabilidade de cometer erros.
Identificação das áreas problemáticas
Depois de fazer seu controle de contas a pagar por algum tempo, você começará a notar algumas tendências recorrentes na sua programação de pagamentos. Qual momento do mês envolve mais gastos para o seu negócio? Quais categorias de contas a pagar tendem a flutuar mais?
Quanto mais tempo você estiver no mercado, ficará mais fácil prever tendências mensais, trimestrais e anuais. Com o tempo, você saberá quando os momentos problemáticos estão chegando e poderá se planejar melhor para eles.
Seu objetivo é preparar seu negócio financeiramente antes de períodos de grandes gastos para que você sempre tenha dinheiro suficiente à disposição para atender às suas necessidades.
Ferramentas para gerenciar suas contas a pagar
A maneira mais básica de fazer o controle de contas a pagar da sua empresa é através de uma planilha, como o Microsoft Excel, o Numbers para Mac ou o Google Sheets.
Para proprietários de pequenas empresas que trabalham com poucos fornecedores, essa solução pode ser adequada, já que também é uma boa maneira de entender como o processo de contas a pagar funciona.
No entanto, quando você começa a ter que fazer malabarismos com um número maior de fornecedores, talvez você precise de uma ferramenta mais eficiente, como um software financeiro ou um sistema ERP.
Sistemas como este possibilitam um controle melhor do contas a pagar do seu varejo, reduzindo o tempo gasto com essa tarefa. Com isso, além de minimizar erros e custos, você poderá focar em outras atividades essenciais para a sobrevivência do seu negócio, como a qualidade dos seus produtos e/ou serviços.